RÉGLEMENTATION EN MATIÈRE DE SURVEILLANCE PAR CAMÉRA

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Réglementation en matière de surveillance par caméra 

Introduction
Basic-Fit accorde une priorité absolue à la qualité, à la santé et à la sécurité. Nos membres et collaborateurs doivent se sentir à l’aise et en sécurité dans leurs établissements sportifs. Afin de pouvoir garantir au maximum ce sentiment, un système de vidéoprotection a été mis en place dans nos établissements sportifs, bâtiments et terrains. Par exemple si l’un de nos membres ne se sent pas bien ou en cas de danger comme une agression, notre centrale d’alarme d’entreprise (Monitoring and Alarm Receiving Centre (MARC) (certifiée NEN et ISO) peut directement faire intervenir un service de secours.

Nous sommes bien conscients qu’un système de vidéoprotection constitue également une atteinte à la vie privée de nos membres et de nos collaborateurs et nous agissons dès lors avec beaucoup de précaution. Aucune vidéoprotection ne se trouve par exemple dans les vestiaires et les installations sanitaires et une surveillance réactive est notamment appliquée. En d’autres termes, les images sont uniquement consultées après avoir reçu une notification d’incident.

Dans le présent Règlement du système de vidéoprotection, des règles et des principes qui respectent le plus possible nos membres et nos collaborateurs sont établis et ceux-ci ont pour objectif d’apporter de la transparence sur notre méthode de travail. Basic-Fit vise une utilisation du système de vidéoprotection la plus intègre, transparente et proportionnée possible.  

1. Définitions
a) Espace commun : espaces pour l’utilisation commune comme le bureau, la cuisine ou les zones de circulation.
b) MARC : Monitoring and Alarm Receiving Center, la centrale d’alarme d’entreprise (BAC) certifiée de Basic-Fit.
c) Personnes concernées : personnes qui sont visibles sur les images de la caméra de protection.
d) Incident : un événement indésirable comme le vol, la violence, l’agression, le vandalisme, la fraude d’accès, les autres infractions punissables ou les situations d’urgence (médicales) absolue ou des suspicions à cet égard.
e) CSI : la Customer Service Intercomteam, une équipe dédiée qui répond aux interphones et qui a le rôle de premier interlocuteur en cas d’incidents.
f) Personnes non autorisées : personnes qui ne sont pas autorisées à accéder à l’espace ou qui sont mal intentionnées.
g) RSC : Le Remote Surveillance Center s’occupe de l’examen et de la résolution des incidents.
h) Fraude d’accès : accès d’une personne qui n’est pas affiliée chez Basic-Fit.  

2. Objectif et champ d’application de la vidéoprotection
2.1 Ce règlement s’applique à Basic-Fit International B.V. (siège social au 30 Wegalaan, à 2132 JC Hoofddorp) et à toutes les personnes morales liées aux Pays-Bas, en Belgique, au Luxembourg, en France et en Espagne.
2.2 Basic-Fit utilise des caméras de protection aux fins suivantes:
a) Protéger ses membres et ses collaborateurs en cas de danger lié par exemple à la nuisance, à l’agression, à la violence ou à d’autres actes punissables.
b) Protéger la santé de ses membres et de ses collaborateurs en cas d’urgence médicale.
c) Empêcher l’accès à des personnes non autorisées.
d) Prévenir ou réaliser une enquête en cas de dégradation ou de vol de biens de Basic-Fit, de ses membres ou de ses collaborateurs.
2.3 La vidéoprotection mise en place par Basic-Fit se limite à:
a) La surveillance dans les établissements sportifs liés à Basic-Fit, dans les autres bâtiments de Basic-Fit et aux entreprises qui y sont liées.
b) La surveillance sur les terrains des établissements sportifs et des autres bâtiments de Basic-Fit et des entreprises liées, à l’exception des établissements en France.

3. Conditions et garanties en vue de protéger la vie privée
3.1 La vidéoprotection est uniquement installée:
a) dans des endroits qui respectent le plus possible la vie privée de nos membres et de nos travailleurs. Aucune vidéoprotection n’est installée dans les vestiaires, les installations sanitaires, les bureaux individuels ou d’autres endroits où les collaborateurs et les visiteurs des établissements sportifs peuvent s’attendre à un degré élevé de respect de la vie privée; b) d’une façon qui empêche un contrôle excessif inutile ou disproportionné;
c) de manière transparente, à savoir sans utiliser de système de surveillance caché ou de caméras dissimulées;
d) dans l’espace commun en cas de nécessité, par exemple en présence d’une baie de brassage, de biens ou de stocks de grande valeur. La caméra en question est dès lors uniquement orientée sur l’objet à surveiller et le champ est strictement limité de manière à respecter le plus possible la vie privée des utilisateurs de l’espace commun.
3.2 La vidéoprotection n’a jamais pour objectif de contrôler les collaborateurs de Basic-Fit lors de l’exécution de leurs activités et tâches. La vie privée de nos collaborateurs est respectée le plus possible lors de l’utilisation de la vidéoprotection et des images issues de celle-ci. Ce n'est que lorsqu'un salarié semble être impliqué dans une infraction, telle que visée à l'article 2.2 du présent règlement, les images peuvent être visualisées par le service des ressources humaines de Basic-Fit conformément à ses procédures.
3.3 En principe, seule la surveillance réactive est utilisée, sauf en cas de circonstances impérieuses et particulières qui légitiment la surveillance active. Ces circonstances doivent avoir comme objectif de directement défendre les intérêts tels qu’ils sont décrits à l’article 2.2 du présent Règlement, et cette méthode peut uniquement continuer à être utilisée tant que ces circonstances existent.
3.4 La commande du système ainsi que le visionnage des images sont strictement réservés à un groupe limité de collaborateurs autorisés et formés à cet effet.
3.5 La vidéoprotection autour des bâtiments et sur les terrains de Basic-Fit et des entreprises qui y sont liées doit se limiter le plus possible aux frontières du terrain, du bâtiment ou du bien en question et respecter le plus possible l’espace public.

4. Emplacement, nature et objectif de la vidéoprotection
4.1 Les caméras suivantes sont installées au sein des établissements sportifs :
a) Entrée Caméra intérieure et extérieure orientées vers l’entrée et le portail d’entrée dont l’objectif est d’éviter la fraude d’accès ou l’accès des personnes non autorisées.
b) Tourniquets Moniteur de confrontation à l’entrée au-dessus des tourniquets dont l’objectif est d’éviter la fraude d’accès ou l’accès des personnes non autorisées.
c) Espaces de sport Contrôle réactif au moyen de caméras intelligentes qui sont capables de détecter des types de mouvements et de sons spécifiques qui sont liés à une situation où une personne se fait agresser ou ne se sent pas bien et de prévenir ensuite automatiquement le MARC.
d) Espaces GX pour les leçons de groupe (virtuelles) Une caméra est utilisée à cet effet avec pour objectif de compter anonymement (la caméra est équipée d’une technologie de floutage automatique) et une caméra réactive est installée pour détecter si une personne ne se sent pas bien.
e) Espace de baie de brassage Pour surveiller les serveurs.
f) Caméra d’interphone Elle est utilisée pour avoir un contact en direct avec l’équipe Customer Service Intercom et les membres ou les collaborateurs avec pour objectif de pouvoir leur apporter une assistance et signaler des incidents à distance. La caméra peut également être installée pour surveiller en cas de nécessité et lorsque les conditions et les garanties des articles 2 et 3 sont respectées.
g) Autour du bâtiment et sur le terrain de parking, à l’exception des établissements Basic-Fit en France. Pour empêcher le vol, le cambriolage, le vandalisme ou la dégradation.
4.2 Autres bâtiments (de bureaux) et emplacements de Basic-Fit. a) Entrée des immeubles de bureaux et autres bâtiments. Caméras intérieure et extérieure orientées sur l’entrée et à l’intérieur sur le portail d’entrée dont l’objectif est d’éviter l’accès des personnes non autorisées. b) Zones de circulation Pour empêcher l’accès des personnes non autorisées et les cambriolages. c) Autour du bâtiment et sur le terrain de parking, à l’exception des établissements Basic-Fit en France. Pour empêcher le vol, le cambriolage ou la dégradation.

5. Responsabilités relatives à la mise en œuvre du système de vidéoprotection
5.1 La mise en œuvre du système de vidéoprotection est exécutée par le Monitoring Alarm Receiving Center (MARC) de Basic-Fit. De plus, des fragments d’images peuvent être consultés à des fins d’enquête et de traitement des incidents.
5.2 L’intégralité du processus de traitement des images de la caméra est divisée en 5 parties et responsables y afférents, où la responsabilité finale incombe toujours au management de Basic-Fit.
• Partie 1: système, technique et IT
Cette partie et les responsabilités associées sont expliquées plus en détail dans un protocole spécifique sous la supervision du Coordinator Surveillance.
• Partie 2: vidéoprotection, contrôle (en direct).
La responsabilité relative à l’exécution de la vidéoprotection incombe au MARC. Ils reçoivent des notifications via le système de caméras lorsque celui-ci est déclenché ou via l’équipe CSI. Après réception de la notification, un suivi est effectué sur la caméra en question pour contrôler la situation sur place et éventuellement faire intervenir les services de secours.
• Partie 3: les interphones
La Customer Service Intercomteam (équipe CSI) de Basic-Fit est le premier interlocuteur pour les membres et les collaborateurs et reçoit les notifications des incidents via l’interphone, par téléphone ou par message électronique. L’équipe CSI dispose d’un contact direct via l’interphone avec des images et du son. Il s’agit d’une équipe dédiée à cet effet sous la responsabilité du chef d’équipe CSI.
• Partie 4: règlement des incidents
Si un incident nécessite un suivi ou une enquête plus approfondie, ce sont les collaborateurs compétents du Remote Surveillance Center (RSC) qui sont chargés de cette tâche. Les images peuvent être visionnées une nouvelle fois uniquement si ceci est indispensable et si l’incident est lié aux objectifs qui permettent le maintien de la vidéoprotection, tel que décrit à l’article 2.2 du présent Règlement.
• Partie 5: contrôle du respect du Règlement du système de vidéoprotection
Le contrôle du respect du Règlement du système de vidéoprotection, des protocoles et des procédures connexes est exécuté par le Data Protection Officer, le Security Officer et le Compliance Officer de Basic-Fit. En ce qui concerne le MARC, ils sont aidés par le Privacy Coordinator du MARC à cet effet.

6. Délai de conservation des images
6.1 La durée de stockage local des images au sein des établissements sportifs est de maximum 1 mois, et celles-ci sont ensuite automatiquement effacées.
6.2 Les fragments de sons et d’images qui activent la caméra intelligente pour avertir le MARC sont uniquement utilisés à cet effet et ne peuvent pas être traités ou écoutés une nouvelle fois.
6.3 Après avoir reçu des notifications et si la situation l’exige, le MARC est autorisé à sauvegarder certains fragments d’images spécifiques dans un lieu de stockage sécurisé. Les délais de conservation sont établis par catégorie d’incident.
6.4 L’équipe CSI conserve les enregistrements visuels et sonores de l’interphone pendant une durée maximale de 1 mois, et uniquement à des fins de qualité et de formation.
6.5 À la suite de l’enquête et du traitement des incidents, le RSC est autorisé à sauvegarder certains fragments d’images spécifiques dans un lieu de stockage sécurisé. Les délais de conservation sont établis par catégorie d’incident.

7. Transparence
7.1 Basic-Fit est transparent en ce qui concerne l’utilisation des caméras et l’emplacement de celles-ci. Basic-Fit applique une communication de 1re ligne à cet effet au moyen de panneaux d’avertissement et d’informations concises affichés dans les établissements sportifs et les autres bâtiments et terrains, et une communication de 2e ligne par le biais de la publication du présent Règlement du système de vidéoprotection.
7.2 Une carte avec l’emplacement de toutes les caméras est disponible dans chaque établissement sportif. Les personnes concernées peuvent demander de la consulter.

8. Accès et sécurité des images
8.1 Basic-Fit adopte le plus grand nombre de mesures possibles visant à assurer la sécurité des images des caméras de surveillance. Celles-ci comprennent notamment :
• Conservation (locale) cryptée.
• Espaces de serveurs sécurisés.
• Basic-Fit limite l’utilisation et l’accès aux images des caméras de surveillance à un groupe de collaborateurs autorisés spécifique dont elle tient un registre.
• Le groupe de collaborateurs autorisés spécifique est formé adéquatement, a présenté un Certificat de bonne conduite (CBC) et signé un accord de confidentialité.
• Un réseau sécurisé pour l’envoi d’images issues des établissements sportifs ou des autres emplacements.
• L’identité de la personne qui consulte les images et le moment de connexion au système des caméras de surveillance sont enregistrés.
• L’équipe CSI, le MARC et le RSC sont des services cloisonnés et sécurisés.
• Des mesures de sécurité physiques pour le matériel d’enregistrement vidéo.
• L’enveloppe architecturale est notamment protégée par un contrôle d’accès.

9. Droits des personnes concernées
9.1 Les personnes concernées ont en principe le droit d’accéder, de corriger et d’effacer leurs données et peuvent en formuler la demande en envoyant un e-mail à l’adresse privacy@basic-fit.com
9.2 Il est également possible d’introduire une réclamation ou une plainte contre la politique de vidéoprotection appliquée par Basic-Fit. Les personnes concernées peuvent s’adresser directement au Délégué à la protection des données de Basic-Fit à cet effet en envoyant un e-mail à to privacy@basic-fit.com.
9.3 Si la personne concernée n’est pas satisfaite de la méthode de traitement d’une demande ou d’une plainte de la part de Basic-Fit, elle peut également introduire une réclamation auprès de: Pour la Belgique: l’Autorité de protection des données par www.autoriteprotectiondonnees.be Pour le Luxembourg: la Commission Nationale pour la protection des données par www.cnpd.public.lu Pour la France: la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés par www.cnil.fr

10. Transfert
10.1 Les images des caméras de surveillance ne sont pas partagées à des tiers, sauf si une autorité administrative compétente présente une réquisition (écrite) légale ou si une autre disposition juridique oblige Basic-Fit à le faire. De telles demandes sont uniquement traitées par le RSC, conformément aux procédures mises en place à cet effet.
10.2 Pour les parties qui fournissent des services à Basic-Fit et qui ont (éventuellement) la possibilité de voir des images des caméras de surveillance, des accords contractuels sont conclus pour garantir de respect du Règlement général sur la protection des données et du présent Règlement du système de vidéoprotection. En outre, il a été convenu qu’une confidentialité stricte est appliquée à tout moment.