Privacy verklaring

Dit is de privacyverklaring van Basic-Fit International B.V., Nederland, Wegalaan 60, 2132 JC Hoofddorp, ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34314877 en aan haar gelieerde ondernemingen in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk en Spanje.

https://www.basic-fit.com/on/demandware.static/-/Library-Sites-basic-fit-shared-library/default/dw59bfcf4e/Roots/Content_Website/LP-Headers/re-design/BF_Website_HeroBanner-01.png

Waarom deze privacyverklaring?
Als je een Basic-Fit abonnement hebt, een Basic-Fit abonnement wilt afsluiten, uit interesse onze website bezoekt, gebruik maakt van onze app of reageert op onze social media uitingen, dan hebben wij bepaalde persoonsgegevens van je nodig. Over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Basic-Fit willen we transparant zijn, vandaar deze privacyverklaring. Vanzelfsprekend gaat Basic-Fit uiterst zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en leeft de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na.

Hierna hebben wij voor jou op een rijtje gezet welke gegevens wij van jou verwerken, welke grondslagen er voor verwerken zijn, waarom wij dat doen en hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Daarnaast wordt uitgelegd op welke wijze jij invloed kunt uitoefenen op de verwerking van jouw persoonsgegevens door Basic-Fit.

Omdat wij een dynamisch bedrijf zijn in een zich snel ontwikkelende omgeving, is het van belang dat wij onze privacyverklaring van tijd tot tijd actualiseren. Wij behouden ons dan ook het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. De meest actuele stand van zaken vind je altijd op onze website. We adviseren je daarom deze pagina met enige regelmaat te bezoeken.

Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt?
Basic-Fit verwerkt persoonsgegevens. Volgens de AVG zijn persoonsgegevens “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Dit zijn dus alle gegevens die direct of indirect tot jouw persoon te herleiden zijn. Wij krijgen de gegevens rechtstreeks van jou, wanneer je lid wordt bij Basic-Fit, je de website bezoekt of wanneer je contact zoekt via social media.

Gegevens van onze leden
Bij het aangaan van een Basic-Fit abonnement verwerken wij in ieder geval jouw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en jouw e-mailadres, bankrekeningnummer, geslacht en geboortedatum.

Ook als je al een Basic-Fit abonnement hebt, blijven wij dit soort persoonsgegevens van jou verwerken. Bij gebruik van de diensten van Basic-Fit worden, afhankelijk van welke diensten worden afgenomen, ook de volgende persoonsgegevens verwerkt: lidnummer, pasnummer, taalkeuze (land van de club), welke club je als thuisclub hebt aangemerkt, kanaal waarop je lid bent geworden, bezoekregistratie aan club, laatste bezoek aan club, type abonnement, afgenomen extra’s, sportprofiel indien enquête is ingevuld, informatie die je eventueel aan onze klantenservice hebt opgegeven, jouw financiële status bij Basic-Fit (afgenomen diensten en producten en of deze zijn betaald), eventuele NPS-score indien is deelgenomen aan ledentevredenheidsonderzoek.

Basic-Fit App
Onze app heeft tot doel om onze leden te ondersteunen en helpen in het behalen van hun fitness doelen, hen een self-service tool te bieden voor het managen van hun lidmaatschap, het maken van reserveringen en om leden te informeren over hun club, onze diensten en producten. Nadat je een app account hebt aangemaakt, kun je deze zelf personaliseren als je dat wenst, afhankelijk van jou fitness doelen. We kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens onderscheiden in onze app:

1. Gegevens om een app account te kunnen aanmaken
Wanneer je lid bent bij Basic-Fit, kun je de app heel eenvoudig installeren en inloggen met jouw bestaande lidmaatschap inlog gegevens. De volgende gegevens worden vervolgens automatisch geüpload in de app (de gegevens die je normaal gesproken in je ‘My Basic-Fit’ account ziet): Naam, leeftijd, geslacht, land, taal, contact gegevens, soort lidmaatschap, lid nummer en pas nummer, thuis club, reserveringen en club bezoeken. Wanneer je geen lid bent bij Basic-Fit, dan kun je een account aanmaken door de volgende gegevens in te voeren: naam, leeftijd, geslacht, land, taal en email adres.
2. Gegevens ten behoeve van het behalen van je sportdoelen en personalisatie
Onze app kan jou helpen in het behalen van persoonlijke sportdoelen. Daarvoor kun je gegevens invoeren zoals je lengte, gewicht, doelen, wensen, sport voorkeuren en geplande en afgeronde workouts. Je BMI wordt automatisch berekend op basis van je lengte en gewicht. Je kunt ook gebruik maken van de smart weegschaal in de club en de precieze resultaten in je app profiel opslaan.
3. Verbinden met je Apple health app
Je kunt je Apple health app verbinden met de Basic-Fit app om jouw prestaties en sportdoelen verder te optimaliseren. De gegevens vanuit je Apple health app zijn alleen zichtbaar in de app op jou eigen device. Basic-Fit heeft hier zelf geen toegang toe en slaat dergelijke gegevens ook niet op in haar eigen systeem.
4. Overige optionele opties
Profiel foto, personal coaching dashboard, virtuele lessen, aanbevelingen voor producten en voeding, dieet tips en recepten. We bieden ook de optie ‘club finder’, waarbij wij toestemming vragen om jouw locatie data te gebruiken. Deze locatie data wordt alleen gebruikt om de dichtstbijzijnde clubs te tonen en door ons verder niet bewaard.
5. Vrienden uitnodigen
Je kunt vrienden uitnodigen om met jou mee te doen en lid te worden van Basic-Fit. Daarvoor wordt je doorgeleid naar de website van Basic-Fit waarbij een link wordt aangemaakt die je naar je vrienden kunt doorsturen.
6. Analyses
We analyseren het gebruik van de app om de functionaliteit, personalisatie en veiligheid steeds te blijven verbeteren. Daarnaast analyseren wij ook voor onze eigen marketing doeleinden. Voor de analyses maken wij gebruik van een uniek identificatie nummer die alleen interpretabel is voor Basic-Fit en wij maken daarbij verder geen gebruik van algemene identificatie zoals device data/IMEI. Basic-Fit maakt gebruik van Google analytics waarmee wij ook voor die doeleinden een verwerkingsovereenkomst met Google hebben gesloten. Google maakt zelf gebruik van device data zoals IMEI (niet toegankelijk voor Basic-Fit) voor identificatie doeleinden.

Basic-Fit deelt of verkoopt geen persoonsgegevens van app gebruikers met derde partijen. De persoonsgegevens in de app worden 2 maanden na beëindiging van het lidmaatschap gewist. Je kunt je instellingen, persoonlijke informatie, marketing instellingen te allen tijde aanpassen in de privacy setting van de app. Zie voor meer informatie over jou privacy rechten het laatste deel van dit statement.

Camera Toezicht
Wij hebben camera’s in en rond onze clubs. Wij realiseren ons heel goed dat cameratoezicht ook inbreuk maakt op de privacy van onze leden en medewerkers en wij gaan hier dan ook uiterst zorgvuldig mee om. Geen cameratoezicht vindt bijvoorbeeld plaats in kleedkamers en sanitaire voorzieningen en er wordt er met name reactief gemonitord. Dat betekent dat beelden pas worden bekeken nadat er een melding van een incident is ontvangen. Voor informatie over het de aard en uitvoering van ons cameratoezicht verwijzen we naar ons Reglement Cameratoezicht op onze website.

Toegangsfraude
Basic Fit heeft in haar Algemene Voorwaarden opgenomen dat het niet toegestaan is een ander persoon illegaal toegang te verlenen tot de club door hem of haar mee te laten lopen door de tourniquet. Hiervoor wordt een boete (de waarde van een dagpas) in rekening gebracht of bij herhaling kan het lidmaatschap worden beëindigd. Bij de tourniquets hangen speciaal hiervoor toegeruste camera’s die toegangsfraude herkennen. In geval van registratie van fraude door de camera, worden de beelden altijd door een daartoe bevoegde medewerker gecontroleerd om vast te stellen of toegangsfraude zich heeft voorgedaan. De overtreding wordt geregistreerd op naam van de houder van het pasnummer en diegene ontvangt van ons een mail met het verzoek de boete te voldoen in de kiosk. Je hebt daarbij altijd het recht om inzage te vragen in het betreffende fotomoment, maar je bent wel zelf verantwoordelijkheid om de andere persoon op de foto te informeren of toestemming te vragen. Op verzoek kan de foto ook geanonimiseerd (geblurde gezichten) worden toegezonden. Na betaling van de boete, of beëindiging van het lidmaatschap, wordt de foto na 28 dagen verwijderd. Het opvragen van de foto kan via het volgende mailadres: remote.reply@basic-fit.nl

Covid-19
Vanwege de beperking van het aantal bezoekers in de club, moet je momenteel eerst reserveren voordat je kunt komen sporten. In de reservering herinneren wij jou eraan dat je met Covid gerelateerde klachten niet mag komen sporten. Pas na bevestiging dat je op de hoogte bent en dit in acht neemt, kun je de reservering afronden. De reservering wordt slechts voor korte duur opgeslagen en is alleen bedoeld om drukte tegen te gaan. Basic-Fit kan door autoriteiten (zoals de GGD) worden benaderd in het kader van bron- en contactonderzoek. Het kan voorkomen dat wij op grond van de Covid-richtlijnen verplicht zijn namen en e-mailadressen door te geven van leden die in de club aanwezig waren gelijktijdig met een positief getest persoon. In dat geval wordt je per e-mail door de GGD benaderd met een advies wat te doen. Soms vraagt de GGD aan ons om onze leden zelf te mailen. Het komt gelukkig weinig voor en wij gaan daar uiteraard zeer zorgvuldig mee om. Wij registreren nooit positief geteste leden.

In een aantal landen geldt voor onze clubs momenteel de QR-code / ‘Pass Sanitaire’ verplichting om te mogen sporten. Je scant hiervoor de QR-code bij de toegangspoort, waarna je op de gebruikelijke wijze met je Basic-Fit pas naar binnen gaat. Het scannen van de Pass Sanitaire is slechts een technische stap voor het kunnen vrijgeven van toegang. Basic-Fit heeft geen enkel inzicht in de achterliggende gegevens van de Pass Sanitaire en houdt hiervan ook geen registratie bij op individueel niveau.

Online coaching
App gebruikers kunnen gebruik maken van een online coach naar keuze, die jou 12 weken lang begeleid in het behalen van jouw sportieve doelen. Deze functionaliteit is nog niet in alle landen beschikbaar. Voor de coaching is een chatfunctie beschikbaar. Deze chats zijn alleen bedoeld voor het online coaching traject en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. De chatberichten worden 2 maanden na afloop van het coaching traject verwijderd. Alleen wanneer er bijvoorbeeld klachten zijn over het coaching traject kunnen de chats wat langer bewaard worden, namelijk tot 2 maanden na afhandeling van de klacht.

Gegevens van onze websitebezoekers
Van bezoekers van onze website, worden eveneens persoonsgegevens verwerkt. Het gaat daarbij om persoonsgegevens die je op onder meer de contactpagina of de webshop zelf invult, zoals jouw e-mailadres, naam, adres, woonplaats, huidige locatie of een telefoonnummer.

Social media
Basic-Fit maakt gebruik van sociale media zoals Facebook, Twitter en Instagram met een eigen profielpagina. Via deze kanalen kun jij Basic-Fit volgen en reageren op onze communicatie uitingen. Het privacy beleid van het betreffende social media platvorm is daarop van toepassing. Je kunt ook contact met ons opnemen via een prive bericht bijvoorbeeld als je vragen hebt of problemen ervaart met jou lidmaatschap. Deze prive berichten worden beantwoord door onze medewerkers van de klantenservice of ons marketing team en verloopt via ons ledensysteem, zodat alle communicatie met onze leden gecentraliseerd is. Persoonlijke gegevens bijvoorbeeld omtrent jouw lidmaatschap worden alleen met jouw gecommuniceerd via deze prive berichten en nooit via publieke berichten.

Wat zijn de grondslagen voor verwerking?
Wij mogen alleen jouw persoonsgegevens verwerken als er een wettelijke grondslag voor is. De volgende grondslagen zijn er:
•     wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Deze toestemming kan altijd weer ingetrokken worden;
•    het uitvoeren van de overeenkomst die je met Basic-Fit bent aangegaan;
•    het nakomen van een wettelijke verplichting van Basic-Fit;
•    ter bescherming van vitale belangen van jou;
•    voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Basic-Fit.

Met welk doel verwerken wij jouw gegevens?

Dienstverlening
Basic-Fit verwerkt jouw gegevens om onze fitness diensten aan je te kunnen leveren. Voor het aanmaken van een lidmaatschapspas waardoor je toegang tot de clubs van Basic-Fit krijgt, het in behandeling nemen en beantwoorden van vragen en klachten, het opstellen, versturen en incasseren van facturen en het communiceren in de juiste taal. Daarnaast verwerken wij de door jou ingevulde gegevens bij specifieke diensten ten behoeve van die specifieke dienstverlening. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de gegevens die je invult in de Basic-Fit app waardoor we je kunnen helpen bij het realiseren van jouw sportdoel.

Informeren
Basic-Fit verwerkt jouw gegevens om je hoofdzakelijk via e-mail te kunnen informeren (of in een enkel geval per brief of telefonisch). Je ontvangt informatie over jouw abonnement waarvoor je je niet kunt afmelden. Ook ontvang je informatie over gelijksoortige producten en diensten van Basic-Fit, zoals bijvoorbeeld een bevestiging van trainingsschema’s en nieuwe groepslessen. Voor deze berichten kun je je te allen tijde afmelden.

Marketing- en verkoopactiviteiten
Wij vragen je bij jouw aanmelding of je ook informatie wil ontvangen over andersoortige producten en diensten van Basic-Fit, producten en diensten van derden en of we jouw gegevens mogen gebruiken om middels profilering specifiek op jou gerichte informatie te sturen. Indien je aangeeft geen prijs te stellen op deze informatie, ontvang je deze informatie niet. Je kunt je altijd afmelden voor deze informatie en jouw keuze aangeven en aanpassen via de daarvoor bestemde link of via mybasic-fit.com. Voor alle duidelijkheid: wij verkopen de persoonsgegevens van onze leden niet aan derden zodat zij die gegevens kunnen gebruiken voor hun direct marketing activiteiten.

Analyses & (markt)onderzoek
Jouw persoonsgegevens kunnen wij gebruiken voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om de diensten van Basic-Fit en aan haar gelieerde ondernemingen te verbeteren. Ook kunnen we je vragen of je mee wilt doen aan een vrijblijvend klant- of marktonderzoek om zo onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Jij beslist zelf of je hier aan mee wilt doen door toestemming te geven of niet.

Rapportage
Basic-Fit verwerkt gegevens van leden voor het doen van statistische analyses en het maken van managementrapportages. Op basis van die analyses en rapportages worden beslissingen gemaakt, producten en diensten geëvalueerd en wordt gekeken of campagnes effectief zijn. Gegevens van leden worden hiervoor op geaggregeerd niveau gebruikt. Geaggregeerd wil zeggen dat de gegevens geen informatie over individuele leden bevat, maar enkel informatie over bepaalde groepen bevat zoals gebaseerd op gebruik, leeftijd of nieuwe leden.

Contact met lid
Als je contact met ons opneemt of wij contact met je opnemen per telefoon, e-mail, via social media, chat of op een andere manier, dan worden jouw gegevens geregistreerd. Zo kunnen medewerkers van Basic-Fit later zien dat er al eerder contact met je is geweest en waarover. Zo kunnen wij je sneller en beter helpen. Denk bijvoorbeeld aan vragen over de dienstverlening, klachten, facturen en betalingen, indien je mee doet aan marktonderzoek en bij verkoopgesprekken.

Telefoongesprekken tussen leden en Basic-Fit kunnen worden opgeslagen om ze te kunnen terugluisteren en voor trainingsdoeleinden. Indien een gesprek wordt opgenomen, hoor je eerst een melding dat het gesprek kan worden opgenomen.

Volledigheidshalve informeren wij je dat het in Nederland niet meer mogelijk is om telefonisch contact op te nemen met ons.

Wettelijke verplichting
Basic-Fit kan op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit zoals bijvoorbeeld de politie daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Andere doelen
Als Basic-Fit persoonsgegevens wilt gebruiken voor een ander doel dan reeds is beschreven, zal zij hiervoor toestemming aan je vragen. 

Hoe gaan wij om met de beveiliging van jouw gegevens?
Basic-Fit zorgt voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere verlies, vernietiging of beschadiging, onbevoegde kennisname of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit doen wij onder andere door het nemen van fysieke en organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging, het afschermen van iedere desktop met gebruikersnaam en wachtwoord en autorisatiemanagement zodat jouw gegevens niet voor alle medewerkers van Basic-Fit zijn in te zien. Maar ook het up-to-date houden van software en het regelmatig testen van onze beveiligingsmaatregelen hoort hierbij.


Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor wij jouw gegevens verwerken en niet langer dan wettelijk is toegestaan. De uiteindelijke bewaartermijn verschilt per soort persoonsgegevens. Als je een lidmaatschap van Basic-Fit hebt, dan bewaren wij jouw gegevens in ieder geval gedurende de looptijd van je lidmaatschap. Na afloop van de bewaartermijn worden jouw persoonsgegevens geanonimiseerd dan wel gewist. 

Maken wij bij de verwerking van gegevens gebruik van diensten van derden?
Basic-Fit maakt gebruik van diensten van andere partijen. Dit gebeurt pas na screening op het gebied van security en privacy en pas nadat het bedrijf een overeenkomst met betrekking tot het gebruik en de bescherming van persoonsgegevens heeft getekend. Werkzaamheden waarbij derde partijen zijn betrokken zijn: het aanbieden van introductielessen, (online) marketing, marktonderzoek, incasso, adverteren en analyseren van effectiviteit van advertenties, webanalyse en applicaties/saas-diensten waarvan gebruik wordt gemaakt in het kader van werving en selectie, ledenadministratie, klantenservice en marketing, mobiele app, telefonische contacten en bankverkeer.

Verstrekken wij gegevens aan derden?
Basic-Fit verstrekt of verkoopt in beginsel geen gegevens aan derden. Basic-Fit kan echter op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit zoals bijvoorbeeld de politie daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek..
Hoe kun je invloed uitoefenen op de verwerking van jouw persoonsgegevens?
In de AVG zijn een aantal rechten van betrokkenen vastgelegd. Iedereen heeft het recht zijn of haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of aan te vullen, te laten wissen, een beperking van de verwerking te vragen, te laten overdragen en kan bezwaar maken tegen verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Hierna volgt een korte uitleg over de verschillende rechten.

Inzage gegevens
Je hebt recht op inzage van jouw persoonsgegevens en een kopie daarvan te ontvangen.

Rectificatie gegevens
Je hebt recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren indien deze onjuist zijn en te laten aanvullen indien deze onvolledig zijn. 

Wissen gegevens
Je kunt verzoeken om jouw persoonsgegevens te wissen en dit wordt gehonoreerd in de volgende gevallen: omdat de gegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt, omdat je jouw toestemming intrekt, omdat je succesvol bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, omdat de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Beperking van de verwerking
Je hebt het recht om de beperking van een verwerking te verzoeken en te verkrijgen in een aantal specifieke gevallen: gedurende de periode van betwisting van de juistheid van persoonsgegevens en de controle daarvan, indien de verwerking onrechtmatig is gebleken maar je toch niet wilt dat de gegevens worden gewist, indien Basic-Fit de gegevens niet meer nodig heeft maar jij de gegevens nog nodig hebt voor een rechtsvordering en wanneer je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking en nog wacht op het antwoord op het bezwaar.

Je verzoekt als het ware de persoonsgegevens te markeren (tijdelijk op slot te doen) met als doel de verwerking in de toekomst te beperken.

Overdraagbaarheid gegevens
Je hebt recht om jouw gegevens te laten overdragen. Hiermee kun je een kopie van jouw persoonsgegevens vragen en krijgen die bijvoorbeeld bruikbaar is bij een andere dienstverlener. De gegevens zullen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm worden verstrekt. Denk daarbij aan een Excel-bestand, CSV-bestand of zullen downloadbaar zijn. Dit recht geldt enkel indien de verwerking van de gegevens berust op toestemming of een overeenkomst en indien de verwerking via geautomatiseerde procedures wordt verricht.  

Bezwaar tegen verwerking
Je hebt altijd recht om op grond van redenen die met jouw specifieke situatie te maken hebben tegen: de verwerking van je persoonsgegevens op grond van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag mocht Basic-Fit die zijn toegekend en indien de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Basic-Fit of een derde, wanneer jouw belangen zwaarder wegen. 

Wanneer jouw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, mag je ook altijd bezwaar maken tegen deze verwerking evenals tegen de profilering die betrekking heeft op direct marketing.

Een klacht indienen
Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met jouw gegevens omgaan. Wanneer jij een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met je op. Daarnaast heb je altijd het recht om je met jouw klacht te wenden tot de bevoegde autoriteit die toeziet op de bescherming van de persoonsgegevens. 

Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan doe je dat als volgt. 
Jouw verzoek indienen via mybasic-fit.com, jouw verzoek per e-mail sturen naar privacy@basic-fit.com of per post een verzoek sturen naar:

Basic-Fit
T.a.v. de Privacy Officer
Wegalaan 60
2132 JC  Hoofddorp
Nederland

Vermeld bij jouw verzoek altijd om welk verzoek het gaat: “inzage verzoek”, “rectificatie verzoek”, etc. en vermeld jouw naam, lidnummer en pasnummer.

Binnen uiterlijk een maand na ontvangst van het verzoek ontvang je een reactie.

Voor vragen over deze privacyverklaring en over het beleid van Basic-Fit kun je contact opnemen met privacy@basic-fit.com.